Vollständig – manipulationssicher – jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar
Emails archivieren – und das möglichst rechts- und revisionssicher – im Grunde sind sie nichts anderes als Geschäftsbriefe. Vollständig, manipulationssicher, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar – so müssen alle Dokumente, Briefe, Rechnungen, die im Unternehmen über den Tisch gehen, archiviert werden. Und was ist mit den Mails? Die meisten werden einfach gelöscht, wenn sie beantwortet sind oder erledigt ist, was drin stand. Weil sie sonst auf Dauer viel zu viel Speicherplatz belegen.
Und wenn man sie dann braucht, um irgendetwas zu erklären, zu beweisen, zu dokumentieren, sind sie weg.
Revisionssicher emails archivieren
Mit dem Programm mailStore ist das anders. Alle wichtigen emails und ihre Anhänge werden revisionssicher archiviert. Darüber freut sich der Gesetzgeber. Und natürlich auch der Geschäftsführer des Unternehmens. Denn er muss dafür gerade stehen, wenn er seine Geschäftskorrespondenz nicht lückenlos entsprechend der Aufbewahrungsfristen vorweisen kann. Alles, was älter ist als drei Monate – das Programm „mailStore“ sorgt dafür, dass Sie ihre emails archivieren können. Mit „mailStore“ werden sie platzsparend komprimiert archiviert. Der Speicherplatz im email-Ordner steht wieder zur Verfügung. Für noch mehr Mail-Verkehr.
Im Grunde Geschäftsbriefe
Emails haben die Kommunikation im Geschäftsleben einfacher gemacht. Man schreibt, klickt auf „senden“ und schon hat der Kunde, Lieferant, Geschäftsfreund oder –partner, Mitarbeiter oder Chef das Dokument auf dem Tisch. Oder zumindest auf dem Bildschirm. Sofort und ohne Umwege. Kein Brief geht verloren, kein Anhang. Die Mail landet schlimmstenfalls im Spam-Ordner. Aber sie ist da. Garantiert.
Im Grunde sind emails hier nichts anderes als Geschäftsbriefe. Und die müssen sechs Jahre aufbewahrt werden.
Das heißt: einfach löschen, ohne zu archivieren kann Ärger geben. Je größer das Unternehmen, je mehr Mitarbeiter hier beschäftigt sind, desto mehr Speicherplatz ist nötig, um eben diesen Firmenmailverkehr zu archivieren.
Rechnungen per Mail?
Wer auch seine Rechnungen per Mail versendet, der muss diese elektronische Post sogar elf Jahre aufheben. Doch hier ist es nicht die Zeitspanne, die eventuell ein rechtliches Problem darstellen kann: Hier geht es um revisionssichere Archivierung. Soll heißen, Dokumente wie zum Beispiel Rechnungen müssen so abgelegt werden, dass sie nicht nachträglich verändert werden können. Das Programm „mailStore“ kann das.
Schriftliche Absprachen
Nicht immer aber geht es alleine um den rechtlichen Aspekt. Nicht alle Mails müssen gespeichert werden. Aber im Falle eines Rechtsstreits kann es durchaus von Vorteil sein, wenn man nachweisen kann, welche Absprachen schriftlich per Mail, getroffen worden waren. Wenn diese Dokumente dann so gespeichert sind, dass sie nicht verändert werden können, kann das gerichtliche Vorteile bringen.
Die Sache mit dem Datenschutz
Klingt gut – ist es auch. Im Prinzip.
Doch, was auf der einen Seite so praktisch ist – nämlich alle Mails zentral an einer Stelle zu sammeln und zu archivieren, kann unter Umständen zu rechtlichen Konflikten führen. Hat der Betrieb private email-Nutzung erlaubt, muss man sich ein paar mehr Gedanken darüber machen, wie das zu organisieren ist, damit es auch datenschutzrechtlich passt. Jeder muss schließlich selbst entscheiden können, was mit seinen privaten Mails geschieht. Und das kann er nicht, wenn die Mails sofort gespeichert und weder verändert, noch gelöscht werden können.
Private emails archivieren?
Die einfachste Lösung ist hier, private email-Nutzung betrieblicher Mail-Strukturen zu verbieten. Privatpost kann dann über externe Dienste erlaubt werden, die dann nicht archiviert werden. Eine Genehmigung per Betriebsvereinbarung, private Mails archivieren zu dürfen, reicht nicht. Denn wer von außen private Mails an den Mitarbeiter sendet, kann nicht wissen, dass seine Post gelesen wird. Und dessen Privatsphäre ist schließlich ebenfalls zu schützen.
Bewerbungsunterlagen und die Mail an den Betriebsrat
Ähnlich ist es mit Mails an den Betriebsrat oder per Mail versandte Bewerbungsunterlagen. Die nämlich dürfen nicht länger aufbewahrt werden, als bis sich ihr Zweck erledigt hat. Weil das besonders sensible personenbezogene Daten sind, dürfen sie höchsten zwei Monate gespeichert werden. Aber auch das ist mit wenig Aufwand zu lösen. Wer für diese Bereiche spezielle Mailadressen anlegt, die vom Archivierungsprozess ausgeschlossen sind, ist auf der sicheren Seite.
Spam-Mails archivieren?
Zu guter Letzt ist da noch die Sache mit den Spam-Mails. Sobald sie eingegangen sind, müssen sie archiviert werden, da sonst das Archiv nicht vollständig ist. Doch Mails, die man gar nicht erst annimmt, die abgewiesen werden, bevor sie unser Postfach erreichen, brauchen nicht archiviert zu werden. Wie das technisch möglich ist, auch dafür haben wir eine Lösung.
Wenn Sie mehr darüber wissen möchten – sprechen Sie uns an. Wir kennen uns aus. Mit rechtssicherer Archivierung genau so wie im Bereich Datenschutz.
